Kysymys:
Kuinka kirjoittaa IT-tietoturvaa koskeva sähköposti, jota luetaan ja jota loppukäyttäjä ei ohita?
goodguys_activate
2011-08-03 19:43:33 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Olen havainnut, että monet käyttäjistämme jättävät huomiotta IT-tietoturvajohtajien lähettämät viestit, ja myös järjestelmä loi "Lähetit juuri viruksen" -ilmoitukset.

Ongelma näyttää olevan ihmisiltä, ​​jotka eivät ole tietokonetietoja, jotka eivät ole millään tavalla vihamielisiä IT SEC: lle. He eivät yksinkertaisesti ole "tietokone" -henkilöitä.

Mitä ohjeita on sen varmistamiseksi, että tietotekniikkapäälliköt ja järjestelmäilmoitukset ymmärretään ja niiden mukaan toimitaan? Haluaisin laatia yhden viestin koko käyttäjäkunnalle, enkä ota vastuuta "erityisten" ihmisten pitämisestä käsissä.

Toivon, että voin kehittää joukon sähköpostin parhaita käytäntöjä joita käytetään viestinnässä kaikkien loppukäyttäjien kanssa IT-turvallisuuskäyttäjien ilmoitusten lähettämiseen sähköpostitse.

  • Kuinka minun pitäisi esittää ajatukset viestin takana?
  • Ovatko HTML-viestit tehokkaampia? Kuinka niin?
  • Onko leikkaus- ja liittämisnäytteitä?
  • Onko lähettäjäosoitteella merkitystä?
  • Mitä aiheen tulisi sanoa?

Esimerkkejä ilmoituksista ovat (mutta eivät rajoitu niihin):

  • Antigenin automaattiset sähköpostiviestit tai Forefront AV -järjestelmiin
  • IT-tietoturvakäytännön muutokset
  • Yksinkertaisesti informatiiviset yleiset ilmoitukset
    • "Ylläpito suoritetaan klo 23.00–6.00. häiriö palvelussa "
  • yleiset ilmoitukset, jotka on tarkoitettu luettaviksi ja toimittaviksi. Ne koskevat loppukäyttäjiä.
    • "Sulje kaikki sovellukset ja kirjaudu sisään korjausta varten"
  • Muut ilmoitukset, jotka saattavat tai ei välttämättä koske loppukäyttäjää.
    • SPAM-karanteeniyhteenvedon sähköpostit: "Suljettu on luettelo karanteeniin asetetuista viesteistä ..."
    • " Tietoturvakorjaus vanhalle ohjelmistoversiolle, jota ei ehkä asenneta "

Tämä kysymys oli Viikon tietoturvakysymys .
Lue lisätietoja 26. elokuuta 2011 blogimerkinnästä tai lähetä oma Viikon kysymys.

Sähköposti on helppo sivuuttaa. Puhelu on vähemmän helppo sivuuttaa. Ja henkilökohtainen vierailu on erittäin vaikea sivuuttaa. Jos sähköposti epäonnistuu, kokeile puhelinta tai henkilökohtaisesti. Jos on liian monta käyttäjää, jotka tarvitsevat puhelun tai henkilökohtaisen vierailun henkilökuntasi käsittelemiseksi, sinulla on suurempi ongelma.
Ole ** Hyvin ** varovainen "juuri lähetit viruksen" -ilmoitusten suhteen. Koska olen ollut vastaanottopäässä viattomana, voin sanoa varmasti, että ei ole ollenkaan hauskaa saada muutama sata sellaista lyhyessä ajassa!
Käytä 802.1x. Poista lähiverkkoyhteys ihmisiltä, ​​jotka ovat saaneet sähköpostin, kunnes he vastaavat lyhyeen tietokilpailuun osoittamalla tietämyksen sähköpostin tiedoista.
kuinka usein nuo viestit lähetetään? Tiedän, että jos lähettäjä lähettää sanomalla 10 kertaa enemmän sähköposteja kuin toinen, kiinnitän 10 kertaa vähemmän huomiota jokaiseen sen sähköpostiin.
Sinun tulisi myös ymmärtää, että kaikki eivät ole samaa mieltä tärkeistä asioista. Heillä on omat työpaikkansa, omat vastuunsa, omat tärkeät asiat. Ja tarkastelemalla luetteloasi ilmoitusilmoituksista: yksikään niistä en välitä. "IT-tietoturvakäytännön tarkistus." Todella?
hmm, Lifehacker lisää mielenkiintoisia kuvia (mukaan lukien joitain eläimiä) tähän artikkeliin. Ehkä voimme oppia jotain niiden sisällöstä:
Viisitoista vastused:
#1
+104
gowenfawr
2011-08-03 19:54:44 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Pieni temppu, jonka opin vuosia sitten - kirjoita sähköpostisi näin:

Lyhyt versio

  • Pieni määrä hyvin lyhyitä ytimekkäitä pisteitä
  • Jos X, niin sinun on tehtävä tämä
  • Muussa tapauksessa sinun on tehtävä se (tai sinun ei tarvitse tehdä mitään)

Pitkä versio tai Täydelliset tiedot

... ja tässä voit asettaa minkä tahansa haluamasi täysversion.

97% käyttäjistäsi ei koskaan lue pitkää versiota, joten määritä lyhyt versio. Kuitenkin, avain tässä on se, että useimmat käyttäjät lukevat lyhyen version, jos heille annetaan valinta tämän ja pitkän version välillä . Kun laitat kyseisen "Lyhyt versio" -osion otsikon, houkutat heitä lukemaan sen, koska he tuntevat voivansa "päästä pois" lukemalla vain lyhyen version. Se on esimerkiksi psykologia tai jotain.

Monet käyttäjistäsi eivät silti lue viestejä riippumatta siitä, mitä teet . Olen kuitenkin saanut parempia osumisprosentteja tällä menetelmällä kuin ei.

+1 merkinnälle "Se on, kuten, psykologia tai jotain."
Haluat lyhyen version samasta syystä, jonka haluat mennä baariin kaverisi kanssa, joka on hieman ruma kuin sinä - verrattuna siihen, se tuntuu paljon.
Sitä kutsutaan käänteiseksi pyramidiksi. http://en.wikipedia.org/wiki/Inverted_pyramid
Se on hieman erilainen kuin käänteinen jakso, jolloin artikkeli on järjestetty siten, että lukija ei menetä niin paljon, jos se keskeytyy aikaisin tai jos toimittaja katkaisee artikkelin tilaa (koskaan tehdä asettelua sanomalehdessä? Artikkelit on leikattu geometrisesti pikemminkin kuin sisällöstä!) Kuvaamani on kirjaimellisesti syrjäyttää korkeimmat pisteet * visuaalisesti erillisenä vaihtoehtona *. Kun tämä "valinta" esitetään, monet lukijat päättävät lukea lyhyen version. Sitä vastoin, jos he näkevät 5 kappaleen muistiinpanon, he pitävät sitä suurena lohkona, eivätkä edes aloita.
@gowenfawr, Kuinka päädyit parempiin osumisprosentteihin? Onko ne mitattu?
@Pacerier, on epävirallinen mittaus, joka koostuu aktiivisesta palautteesta (ihmiset tulevat luokseni ja sanovat "hyvä viesti" ja "kiitos päivityksestä") ja passiivisesta palautteesta (sellaisten ihmisten puute, jotka valittavat siitä, ettei heitä ole varoitettu tapahtui). , josta he eivät tienneet, koska eivät lukeneet sähköpostia). Se ei ole _tilastollinen_mittaus, mutta mielestäni se on ohjeellinen.
@gowenfawr, Mielestäni on viitteellistä, että tarkastelemme tapausta [vahvistusbiaseista] (https://fi.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases#Decision-making.2C_belief.2C_and_behavioral_biases).
@Pacerier Se on yksi erillinen mahdollisuus monille. Todellisessa maailmassa on kuitenkin monia tilanteita, jotka on arvioitava tulosten perusteella eikä objektiivisten mittausten tilastollisen arvioinnin perusteella. Sanoisin, että näillä "paremmilla osumilla" on [käytännön merkitys kuin tilastollinen merkitys] (http://fi.wikipedia.org/wiki/Misuse_of_statistics#Confusing_statistical_significance_with_practical_significance).
@gowenfawr, Sanon, että tulokset ovat vinossa vahvistusbiasian vuoksi.
#2
+19
Unreason
2011-08-03 20:36:11 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Kuten @gowenfawr sanoo, monet käyttäjät eivät lue viestejä riippumatta siitä, mitä teet .

Joten silloin, kun sinun on taattava, että viesti on toimitettu aivoihin eikä vain postilaatikkoon tai johon olet toiminut, tarvitset palautemekanismin.

Tämä voi olla yksinkertainen, käyttämällä sosiaalista lähestymistapaa - esimerkiksi kysyä käyttäjiltä olennaisesti väärennetty kysymys samalla kun annat tietoa. Esimerkiksi, jos tarjoat useita tapoja käsitellä tiettyä ongelmaa, voit pyytää heitä kertomaan sinulle, mikä niistä sopii parhaiten heidän työhönsä, tai pyytää heitä tilaamaan ne mukavuuden mukaan ja vaatia vastausta. Ihmiset, jotka eivät vastaa, eivät luultavasti lukeneet sitä, ja voit seurata heitä.

Voit mennä askeleen pidemmälle ja luoda todella nopean testin, jonka heidän on täytettävä todistaakseen, että he "saivat viestin" (tämä aiheuttaa valituksia, mutta on tehokasta ja jos saat vihreää valoa johdolta, tämä lähestymistapa voi todella kääntää joitain asioita ympäri.)

Yksi askel pidemmälle kuin "yksi askel pidemmälle" voisi olla ymmärtämistestin linkittäminen ADP: n palkkajärjestelmään. Vapauta palkka vasta, kun he saavat läpäisevän pistemäärän. Olen varma, että se aiheuttaisi paljon valituksia
@makerofthings Ja tämä voi maksaa työsi ... :)
@woliveirajr - ... tai tallenna se (riippuen siitä, kuinka tärkeää tieto / haluttu loppukäyttäjän toiminta on);)
@makerofthings - esitän vaihtoehdot johdolle - he valitsevat menetelmän, muuttavat menetelmän. multiwin! : D
#3
+15
Greg
2011-08-04 13:28:08 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Mielestäni minulla on korkeat tekniset taidot, ja yleensä huomaan itseni ohittavan tai yksinkertaisesti sivuuttavan tällaiset viestit itse. Asensin kuitenkin äskettäin Google-tuotetta, jolla oli seuraava otsikko:

  Lue tämä huolellisesti - se ei ole vain tavallinen yada yada.  

Koska Tämän kevyestä sydämestäni löysin itseni lukemaan asiakirjat perusteellisesti ja olen alkanut käyttää tätä tekniikkaa työssäni.

Olen huomannut, että käyttäjät lukevat yleensä hallinnollisia viestejä fyysisen / psykologisen yhteyden kautta. tehdään sysadminin ja käyttäjän välillä. Tämä oli Googlen tapauksessa vitsi kommentti.

Toinen onnistuneeksi osoittautunut menetelmä on lisätä viestiin vuorovaikutteisuutta erittäin selkeällä palkinnolla vuorovaikutuksesta . Jotain yksinkertaista, kuten "Hyväksyisitkö tämän KYLLÄ | EI" tai peukalo ylös / alas tietyille käytännöille, ja esimerkiksi palkkion tulostusluottosta.

Minun mielipiteeni tarkalleen!
vuorovaikutuspalkinto, se on loistava.
#4
+11
M'vy
2011-08-04 00:34:43 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Joitakin mieleeni tulleita seikkoja:

  • Ole ytimekäs ja tarkka. Liian pitkät viestit jätetään yleensä pois.

  • Luokittele viesti aiheen mukaan: ylläpito, huomautus, tärkeä. Ja tee aihe selväksi (mutta lyhyt).

  • Jos mahdollista, määritä sähköpostiohjelma värittämään oletusarvoisesti sähköpostiotsikot. Yhdenmukaisten sääntöjen avulla voit saada enemmän huomiota. Tee tärkeä asia punaisella, mutta älä käytä sitä väärin.

  • Harjoittele vihdoin käyttäjää. Järjestä tietoisuusistuntoja opettaaksesi heitä reagoimaan. Onko huolto tärkeä viesti? Mitä minun pitäisi tehdä, kun saan tärkeän ilmoituksen? Kuka lähettää minulle ilmoituksen?

Pidän monista ideoista täällä ja ajatuksesta käyttää värejä osoittamaan käyttäjän tekemää toimintaa. Oletan, että toimet voisivat olla Act Now; Toimi kun mahdollista; Arvostelu; Ohita, jos kyseinen päivämäärä on kulunut. Lisääkö sähköpostiohjelma värejä vai onko se sähköpostin rungon toiminto, voi olla vain tekninen päätös.
#5
+11
Rory Alsop
2011-08-04 01:52:01 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Yksi kohta on lähettää sähköposteja vain silloin, kun niiden lukeminen on tärkeää ja kriittistä - älä käytä niitä tavallisiin uutiskirjeisiin tai tylsään tietoon - käyttäjät oppivat sivuuttamaan ne nopeasti.

Käytä yleistä tietoturvaa varten eri mekanismeja joka kerta ja tee siitä mielenkiintoinen, hetkensä arvoinen tai jos ne epäonnistuvat: pakollinen, esimerkiksi vuosittain allekirjoittamalla yrityksen hyväksyttävä käyttökäytäntö.

Kuten @RobertDavidGraham sanoi - älä lähetä heille ylläpitosähköposteja - näiden pitäisi kuitenkin tulla opsilta tai muutoksenhallinnasta.

Olisi erittäin kiinnostunut muun tyyppisistä sähköpostiviesteistä, jotka lähetät. Tiedän, että huolto on huono esimerkki, mutta halusin jotain havainnollistaa tietoja, jotka vanhenevat tietyn päivämäärän jälkeen.
Tämä oli vastaus, jota halusin äänestää. Jos haluat ihmisten lukevan juttujasi, tee niistä *** hyvin *** harvinaista. Jos lähetät viestin useammin kuin kerran 2 tai 3 kuukaudessa: se on liian usein. Ja sitä ei voida automatisoida.
"Sitä ei voida automatisoida" Onneksi tai ei, käyttäjät ymmärtävät, kuinka paljon vaivaa olet kirjoittanut sähköpostiin. He ovat oppineet sivuuttamaan automaattiset viestit. Jos sähköposti tulee osoitteesta [email protected], he eivät ehkä edes avaa sitä. Jos se tulee [email protected] -sivustolta, sinulla on mahdollisuus.
#6
+7
bethlakshmi
2011-08-04 20:02:05 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Luulen, että et voi katsoa vain yhtä sähköpostiviestiä. Tarkastellessani IT- ja ITSEC-ryhmittymiemme kehittymistä vuosien varrella, olen huomannut, että yleinen käsitys heistä liittyy yleiseen sähköpostiviestiin, jonka he lähettävät, mikään ei korjaudu vain muutamalla upealla sähköpostit.

Tässä on joitain yleisiä ajatuksia:

  • älä käytä vain yhtä viestintävälinettä - tiedän, että haluat ratkaista tämän yhdellä ytimekkäällä sähköpostilla, mutta se ei välttämättä ole mahdollista. Kun jokin on tärkeää - lähetä se useita kertoja ja tee käyttäjät tietoisiksi toistoista. Aina kun osa tiedoista on sähköpostitse, sinulla on myös sisäisellä yrityssivustolla arkisto, johon käyttäjät voivat siirtyä helposti, ja pitää se kasan päällä puhelintukea tekeville kavereille. Kun se on ehdottoman, verenvuodon kannalta kriittistä, harkitse merkkien lähettämistä suurten uloskäyntien kohdalle.

  • Auta käyttäjiä priorisoimaan - olet jo listannut mukavan kokoelman tyypillisiä tyyppejä viestejä. Jotkut näistä ovat ehdottomasti tiedossa määräajassa (ts. Päivitämme tietokonettasi, jos et tee sitä, mitä käskemme, palautuminen toimivaan järjestelmään vie kolme päivää) ovat pieniä muutoksia, jotka eivät välttämättä vaikuta niihin. Isojen tavaroiden kohdalla, paina heitä kovasti. Pienille tavaroille - anna heille työkalut etukäteen selvittääkseen, sopivatko he ryhmään. Tämä tarkoittaa, että sinun on tiedettävä tarpeeksi käyttäjistäsi ja siitä, miten he määrittelevät itsensä, jotta yleisösi saisi jonkin verran lähtötilannetta.

  • Ole tietoinen melustasi kaiken kaikkiaan äänenvoimakkuussuhde - päivittäiset viestit jätetään huomiotta riippumatta niiden tarkoituksesta. Käyttäjät eivät vain välitä niin paljon turvallisuudesta. Niputa suuret muutosmuutokset yhdessä, etsi tapa näyttää matalan prioriteetin FYI-sisältö matalana ja olla tietoinen siitä, kuinka paljon tietoa osastosi antaa kokonaisuutena.

Pidän merkkien ehdotuksesta, olin unohtanut sen. Tietenkin merkit menettävät tehonsa ajan myötä.
Joo, ne ovat hyviä harvinaiseen käyttöön. Suosikkini olivat aina VIRUS-hälytys !!! niistä - koska ne olivat välitön, kiireellinen ongelma ja se vähensi huomattavasti "mitä hittoa se on?" huhumylly, kun ihmiset alkoivat levittää virusta toisilleen.
#7
+6
Robert David Graham
2011-08-03 23:32:02 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Lol.

Ensinnäkin on ymmärrettävä, että käyttäjät yleensä ohittavat kaikki sähköpostisi. Älä enää kuvittele, että tämä ongelma voidaan ratkaista.

On varmasti asioita, joita voit tehdä saadaksesi sähköpostisi lukemaan ENEMMÄN käyttäjiä.

Ei, HTML-viestit eivät ole parempia. Tutkimukset ovat osoittaneet, että käyttäjät kiinnittävät enemmän huomiota tekstiviesteihin ja HTML-sivuihin.

Mitä lyhyempi sähköposti, sitä parempi. Mitä pidempi sähköposti, sitä todennäköisemmin käyttäjä ohittaa sen. Tai jos käyttäjä lukee sen, hän lukee vain kaksi ensimmäistä virkettä. Tarkastellaan sanomalehtiartikkeleiden käänteistä pyramidia: eniten tuontibittiä on ensimmäisen virkkeen, ensimmäisen kappaleen, ensimmäisen osan. Mitä pidemmälle kirjoitat artikkelia, sitä vähemmän tärkeät tiedot muuttuvat, osittain siksi, että lukijat todennäköisesti kyllästyvät ja pelastavat ennen artikkelin viimeistelyä.

Älä enää kerro heille, mitä tehdä. "Sulje kaikki sovellukset ja kirjaudu ulos korjausta varten" on tyhmä sähköposti. Parempi on "Järjestelmä käynnistetään uudelleen korjausta varten; jos sinulla on avoimia sovelluksia, saatat menettää tietoja".

Lopeta heille turhien sähköpostien lähettäminen, kuten "Huolto suoritetaan klo 23.00–6.00. Odota palvelun häiriöitä". Se ei kuitenkaan koske 99% käyttäjistä, joten miksi vaivata kaikkia jotain, joka koskee 1% käyttäjiä? Myöhäisinä aikoina työskentelevät ihmiset tietävät, että häiriöt johtuvat todennäköisesti huollosta.

Mitä enemmän sähköposteja lähetät, sitä todennäköisemmin ne ohitetaan. Lähetä mahdollisimman vähän - tai jopa vähemmän.

Lopeta esimerkiksi käyttäjien verkkourkinta kertomalla heille, että heidän on asennettava korjaustiedosto. Kun lähetät heille tällaisia ​​sähköposteja laillisesti, he joutuvat todennäköisemmin verkkourkintahyökkäysten uhreiksi, jotka näyttävät identtisiltä lähettämiesi sähköpostien kanssa, mutta jotka viittaavat väärään korjaustiedostoon.

Kyllä, FROM-osoite on tärkeä. Kyllä, aihe on tärkeä. Voit olettaa, että he lukevat aiherivin - ja että se on yleensä ainoa asia, jonka he lukevat. Tietenkin, jos yrität laittaa koko sähköpostin aiheriville TAI TEE SITÄ KAIKKI CAPS, se todennäköisesti jätetään huomiotta.

Esimerkki suojauskorjauksesta on epäilemättä; mutta haluan kyllä ​​laillisen esimerkin jostakin, jonka käyttäjän on ryhdyttävä toimiin kiireellisesti. Muut esimerkit ovat tervetulleita, ja kiitos lisäpisteistäsi.
"Mitä enemmän sähköposteja lähetät, sitä todennäköisemmin ne ohitetaan". Kuinka totta!
Onko sinulla viitteitä tutkimuksiin?
#8
+6
George
2011-08-04 13:39:58 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Huomautuksia:

Jotkut käyttäjät saattavat ymmärtää, että viestisi on tärkeä, mutta silti "jätä se myöhemmäksi", tai ajattelevat, että se on hyvä viite, mutta aseta se sivuun hetkeksi, että "jotain pahaa tapahtuu" (se tapahtuu paljon tietoisuusviesteissämme).

Minun oli myös kohdattava keskitason johtajien vaatimus, että kaikkien organisaation sisäisesti osoitettujen viestien tulisi noudattaa tiettyä virallista tyyliä, varma sammutus kaikille käyttäjä, joka aloittaisi niiden lukemisen.

Joten, kaksi ehdotustani:

  1. Ajattele yleisösi. Mikä saa heidät kiinnostamaan, mikä kiinnittää heidän huomionsa, miten he saisivat viestisi parhaiten. He ovat loppujen lopuksi kollegoitasi.

  2. Keskity tärkeisiin viesteihin, jotka ovat tietoisuuskoulutus tai automaattiset ilmoitukset. Jos ne ovat todella tärkeitä, sävele ne tyylillä, joka tekee niistä "vastustamattoman".

Joitakin vihjeitä (enimmäkseen hyödyllisiä tietoisuusviesteissä):

  • Pudota virallisen organisaation kieli, jätä lakiasiat, ole henkilökohtainen.

  • Yritä ajatella kuten käyttäjät, kysy hypoteettisia kysymyksiä, jotka saavat heidät ajattelemaan "mitä jos". Tee turvallisuudesta puhuminen jännittävää! Entä miten saisit heidät myös huolehtimaan omien henkilötietojensa turvallisuudesta? Hyödynnettyä järjestelmää voitaisiin käyttää sekä henkilökohtaisten että yritystietojen varastamiseen. Lisäbonus: he vievät oppitunnin kotiin.

  • Käytä (väri) tekstiruutuja, jotka tiivistävät viestisi. Heidän silmänsä vievät heidät sinne.

  • Jätä vihjeitä heidän vastuustaan ​​organisaatiossa.

Pidin siitä, mitä sanoit heti, kunnes "peloitin heitä vähän". Mielestäni sinun on luotava luottamus käyttäjiin. Älä koskaan valehtele. Älä koskaan ole petollinen. Muista, että suojausrooli on paljon muutakin kuin vain ilmoitusta. Haluat sitten tulla luoksesi, kun he saavat epäilyttävän puhelun, jossa pyydetään IP-osoitteita. Ja kun he vahingossa lataavat viruksen. Jos he kokevat sinun pelaavan pelottavaa tietoturvaroolia, lopetat IDS-lokien lukemisen ja ihmettelet, kuinka tunkeilija valitsi oikean IP-osoitteen ja portin ensimmäisellä yrityksellä.
Kiitos kommentista, korvasin "pelottelun" sanoilla "saamaan heidät hieman huolehtimaan omien henkilötietojensa turvallisuudesta". En pyrkinyt pettämään käyttäjiä tai piilottamaan totuutta, vaan saamaan heidät ajattelemaan, että "löyhien" turvallisuuskäytäntöjen seuraukset ulottuvat henkilökohtaiselle tasolle.
#9
+4
Wyatt Barnett
2011-08-04 13:26:37 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Yksi temppu, jota olen käyttänyt menestyksekkäästi asioissa, jotka edellyttävät käyttäjän toimia, on lähettää se kokouspyyntö. Temppu toimii monista syistä:

  • Ihmiset vastaavat yleensä kokouspyyntöihin.
  • Antaa sinun luoda muistutuksia ennen tapahtumia, jotka edellyttävät käyttäjän toimia.
  • Oikeastaan laittaa sellaiset asiat kuin aikataulutettu seisokki ihmisten kalentereihin.

En tekisi sitä kaikesta, koska se saattaa hävitä itsestään, mutta tarpeeksi tärkeiden asioiden osalta on järkevää.

Mukava temppu, mutta tosiasiallisesti pidä kokous. Voit olla läsnäolo valinnainen (kukaan ei tule), älä lähetä kokouspyyntöä, jos sinulla ei ole kokousta. Kukaan (jopa käyttäjät) ei tykkää huijaamisesta.
Tarkistimme aina, että kokousta ei ole - eli merkitsemme sijainnin "koko toimistoksi" ja totesimme, että "tämä auttaa merkitsemään tämän seisokkiajan kalenteriin".
#10
+2
Xenus98
2011-08-04 12:45:47 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Asia on se, että käyttäjät, jotka eivät tiedä paljoakaan tietokoneista, eivät välitä kovin paljon sähköposteista, joita he eivät ymmärrä. Ja toiseksi, ihmiset tottuvat vain siihen, että samankaltaiset sähköpostit tulevat usein ja alkavat lukea niitä.

Voitko tehdä jotain sitä vastaan ​​... luultavasti ei niin paljon.

Minä suosittelen jonkin luokan luomista sähköpostiviestiksi otsikkona. Suosittelen VÄRIKOODIN tekemistä kullekin luokalle. Suosittelen, että kirjoitat lyhyen lausunnon rungon alkuun ja pitkän yksityiskohdan heti sen jälkeen.

Huolehdi myös käyttämistäsi sanoista ja yritä ymmärtää, että jotkut ihmiset eivät tunne tietokoneiden teknisiä termejä. Vältä niiden käyttöä tai jos niitä käytetään, määritä ne.

Mieti, mitä ei-tekniset ihmiset ajattelevat, kun varoitat heitä viruksesta? Heidän mielestään koneessa on peto ... eikä mitään muuta.

Ole heidän kanssaan pedagoginen. Käytä sanoja, jotka he tuntevat. Selvitä, mitä heidän pitäisi tehdä.

#11
+2
user185
2011-08-04 13:00:35 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Varmista, että viruksen hälytysviestit muuttavat viestin sisällön lisäksi, että viesti Lähettäjä: -otsikko osoittaa, että se on käyttäjän linjanhallinnasta. CC myös tämä henkilö. Eikö se ole huijaamista? Ei. Johtajan vastuulla on varmistaa, että käytäntöjä levitetään ja heidän raportteja noudatetaan, joten lähetät viestin hänen puolestaan.

Seisonta- ja huoltotiedotuksissa on kaksi tekijää: ensimmäinen on välttää käyttäjien häiritsemistä huollon suorittamisessa. Toinen on, että sinun tulisi harkita ilmoitusta käyttäjille lähetys- tai päiväviestijärjestelmien kautta, koska sähköpostisi ei ole hyvä väline.

En halua olla petollinen. Mielestäni sinun on luotettava käyttäjän luottamukseen saadaksesi heidän yhteistyönsä. Mielestäni sähköpostin lähettäminen esimiehen puolesta on hienoa, jos saat johtajan luvan etukäteen.
#12
+2
Dan
2011-08-04 15:56:40 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Jos sinulla on todella jotain sanottavaa (ei "odota häiriötä" -tyyppistä sähköpostia), voit laittaa vastaanottajan nimen aiheeseen . Kyllä, näin roskapostittajat yleensä tekevät.

Aihe kuten Richard, katsokaa ottaa heti huomioon ja annat sinulle noin 10 sekuntia aikaa ilmaista ongelma (eli selitä muutetut käytännöt, ohjelmisto päivitetään jne.).

Älä koskaan käytä tätä mihinkään automaattisesti luodulle viestille. br> Ja varmista, että Lähettäjä-osoite on sallittujen luettelossa kaikissa tietokoneissa.

+1 mukautetusta aiheesta, mutta se voidaan nähdä roskapostina, jos Richard mieluummin kutsutaan Dickiksi.
@makerofthings, kun taas hyvin vähän roskapostia mainitaan Dick.
@Graham O.T. Minulla oli aikoinaan [englanninopettaja nimeltä Gay] (http://fi.wikipedia.org/wiki/Bob_Saget). Olen sääli IT-järjestelmänvalvojaa, jonka on hallittava näitä 'merkkirakennuksen' nimiä missä tahansa roskapostin torjunnassa.
#13
+2
AviD
2011-08-07 22:58:47 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Tässä on monia erinomaisia ​​vastauksia, ainoa lisäyksen arvoinen asia on RARE -tapauksessa, jossa todella tarvitset käyttäjien huomiota ja / tai vastauksia, monet sähköpostiohjelmat (esim. Outlook ) antaa lähettäjän määrittää muistutuksen päivämäärän / kellonajan, jolloin asiakas todella tuo esiin muistutusviestiruudun.
Käytä tätä kuitenkin säästeliäästi, koska se on melko häiritsevää - vaikka se onkin erittäin hyödyllistä, jos tarvitset sitä . (Jos käytät sitä liikaa, se ohitetaan / ohitetaan).

#14
+2
Brad
2012-03-28 01:36:10 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Organisaatiosi hierarkiasta riippuen olen huomannut, että muutamat asiat ovat melko tehokkaita.

Lähetän sähköpostin muiden käyttäjien johtajalle tai esimiehille, kun he lähettävät sen eteenpäin yhdessä lyhyen "lue tämä, jos tarvitset vielä työpaikkaasi", kirjoita yksi linja (yleensä ei niin karkea, mutta ymmärrät sen). Sanon, että lähes 70% käyttäjistä yrittää lukea lähetetyn tärkeän tiedotteen.

Toiseksi käytän aiheriviä, joka kiinnittää huomion, alla on muutama esimerkki ja lyhyt selitys teknisestä puolesta.

Subj: Huono uutissähköposti sisältää luonteeltaan jotain, jota voimme pitää huonona uutisia, mutta käyttäjä ei ehkä edes huomaa, mutta meidän on dokumentoitava "mitä teemme", jos pienemmät henkilöt, joilla on vaikeuksia ymmärtää "mitä meille maksetaan", omissa silmissään haastavat minkä tahansa ongelman, josta "varoitimme heitä"

Subj: Compliance Issue tai Compliance Audit Tämä yleensä saa puhelimeni soimaan, koska IHMISET EI LUE viestin tekstiä, mutta se on tavallista y jotain salauspalvelujen uudistamisen tapaan, mutta jos aiheeni sanoi niin, se jätetään huomiotta, kunnes palvelu suljetaan ajoissa tapahtuvan maksun puuttuessa; sitten minun on työskenneltävä normaalin työajan ulkopuolella ilman ylimääräisiä korvauksia / ylitöitä.

Subj: KIIRI! (X-ongelmat) Tätä käytettäessä se on viimeinen keino. Esimerkiksi KIIREÄ! Asiakasjärjestelmä ON ALAS, kunnes lisenssi uusitaan. (voit luultavasti kertoa, että yritykseni haluaa maksaa kaiken VIIMEISEKSI, ja tietysti työ kuuluu minun korjata. Ainakin tämän aiheen ja sähköpostin tietojen kanssa, kun johto hyökkää "miksi maksamme työntekijöille sivuliikkeessä" Toimistot, jotka eivät voi työskennellä järjestelmässämme? Se on rikki / rikki "Vastaan ​​yksinkertaisesti, jos se on niin kiireellistä kuin väitätte, maksatte uusimis (t) ajoissa välttääksenne tilanteen. sinulla on luottokortteja ostamaan lisenssit uudelleen, kun tämä tapahtuu (6–12 kuukauden välein) YAY!

Subj: System Down Käytän tätä ilmoittaakseni, että tietyn järjestelmän on tarkoitus olla pois käytöstä tietyn ajanjakson ylläpitoa tai päivityksiä varten.

Lopuksi, ja luulen, että minun olisi pitänyt sanoa, että tämä on ensin olla lähettämättä sähköpostia enemmän kuin sinun täytyy, ja kuvat näyttävät kiinnittävän huomiota (edellyttäen, että heidän sähköpostiohjelmansa on määritetty näyttämään ne.). Koska lähetän sähköpostin suurimmalle osalle johtoa vain muutaman kerran viikossa, ellet vastaa kysymykseen; sähköpostini painavat enemmän kuin muut järjestelmänvalvojat, joiden kanssa työskentelin. Valitettavasti, ellei jotain ole rikki, useimmat käyttäjät eivät vieläkään LUE niin kauan kuin sinulla on dokumentoitu todiste siitä, että jollekin on ilmoitettu maasi pitäisi olla melko vankka. Sanon aina: "Jos ensin he eivät ymmärrä, mitä yrität sanoa, alenna odotuksiasi." ;-)

#15
  0
Scott McIntyre
2011-08-04 17:51:28 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Ainoa tapa saada asiat todella hoidettua pelkästään sähköpostitse:

  • Aiheessa TARVITTAVA TOIMINTA
  • Joku tapa osoittaa, että he lukivat sen tai tekivät pyydetyn toiminnan.
  • Eskalaatio esimiehelle, jos he eivät.
  • Eskalaatio esimiehen johtajalle, jos he eivät vieläkään.

Koska ei väliä mitä teet sähköpostiosoitteessasi suuri prosenttiosuus ei edes avaa sitä.



Tämä Q & A käännettiin automaattisesti englanniksi.Alkuperäinen sisältö on saatavilla stackexchange-palvelussa, jota kiitämme cc by-sa 3.0-lisenssistä, jolla sitä jaetaan.
Loading...